職場上面對的客戶來自各國,學會如何使用英文email或信件,撰寫正確的書信格式及適當的用詞,是首要學習重點!


 
 
formal letter 何謂正式信件

由於寫信不像和一般人溝通,對象也會有所差異。信件也有分為正式與非正式信件。非正式信件通常是私人寫給親友的,對於這些人當然不用太嚴謹的使用格式或客套的句子,想要打些什麼,在私人非正式的信件裡都不會侷限;但若為正式信件,通常是寄給不認識的人或者商業上貿易往來的對象,此時,措字遣詞會相對變得非常重要。每一個細節都代表了你呈現給對方的形象。因此,不同於日常的口語用法,需要較禮貌、正式的文法及固定的格式。

我們就先從最令大家困擾的格式介紹起吧

正式書信

寄件人地址:會寫在右上方,地址下方寫日期。

收件人地址:則在左邊,對方稱謂 (又稱招呼語,greeting) 上方。對方名字通常使用last name,前面需加上適當的稱謂:小姐、先生、教授…. (Mr. Mrs. Ms. or Dr.)

內文:中間書寫信件內容 (body、content)

結尾語:寫完信件內文後,會在左下方、自己名字的上一行寫上結尾語,表示問候、禮貌等。

 

結尾語除了範例的 yours very truly 外,還可替換為以下:

 

Sincerely yours (謹致)

Yours sincerely (謹致)

Sincerely (謹致)

Best regards (誠摯的問候)

Regards (謹致問候)

Cheers (祝你開心,適用較好朋友)

Best wishes (最深的祝福,適用較好朋友)

Yours truly (感謝關照和幫忙)

也可依照不同關係,替換為Yours always (永遠是你的摯愛)、Yours ever (永遠愛你的)、Your friend、Your loving son/daughter……

簽名、署名:結尾語旁加上逗號,下方留下手寫簽名的空間,之後再打上自己的全名。

 

 

商用英文信件

 

目前國際上商用信件最常用的格式為齊頭式信件,所謂齊頭式信件就是每一行要寫的欄位都靠左,是比較簡單而有效率的格式;其他欄位的部分基本上與前面介紹的正是書信無異。

    

格式清楚後,再來是寫法要特別注意的地方:

 

Use a short and accurate subject header

尤其是在email裡,在主旨欄位裡大家最常犯的錯就是語意不清以及空白主旨空白其實是沒有禮貌、不完整的,也容易被分類到垃圾郵件。

 

Check for Typos

檢查錯別字:在信件寄出前,最好反覆檢查個一兩次,以免因錯誤的單字、文法或漏字影響對方的觀感。

 

Font Style

字體請使用一般標準字體就好,主要以方便閱讀為主。不要特別使用花俏的字體,這樣反而會使信件看起來凌亂。

 

Do not include emoticons 

不要再正式郵件裡使用表情符號,想要製造輕鬆感卻可能令對方覺得太輕浮。

 

 

最後是語氣與文法上要注意的禮貌,以下列舉兩種不同使用時機的句子作範例:


非正式Informal – Thanks for emailing me on 15th February
正式Formal – Thank you for your email dated 15th February


非正式Informal – Sorry, I can’t make it.
正式Formal – I am afraid I will not be able to attend


非正式Informal – Can you…?
正式Formal – I was wondering if you could….?


直接Direct – I need this in half an hour.
較禮貌Indirect and polite – Would it be possible to have this in half an hour?


直接Direct – There will be a delay
較禮貌Indirect – I’m afraid there may be a slight delay.


直接Direct – It’s a bad idea
較禮貌Indirect – To be honest, I’m not sure if that would be a good idea.

 

 

這些用法和平常口語真的很不一樣對吧!把這些商用書信的格式與重點 keep in mind,才是在職場上邁向成功的不二法門。最後補充超實用英語求職面試時會遇到的狀況影片,祝大家都能有一個完美的面試經驗與過程

 


 

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